Schritt 1: Ziel und Format festlegen
Bevor die Planung beginnt, sollte klar sein, welches Ziel das Event verfolgt: Kundenbindung, Vertriebsanbahnung, interne Kommunikation oder Branchenaustausch. Das Ziel bestimmt Format, Gästekreis und Ablauf.
Schritt 2: Event anlegen und Rahmendaten festlegen
Titel, Beschreibung, Ort, Datum und – falls relevant – eine maximale Teilnehmerzahl sowie eine RSVP-Frist bilden die Grundlage jeder Veranstaltung. In EventLinker werden diese Angaben zentral in einem Event erfasst, inklusive optionalem Deckbild.
Schritt 3: Gäste einladen
Je nach Gästekreis eignen sich unterschiedliche Wege: einzelne, persönliche Einladungen per E-Mail für wichtige Kontakte, mehrere Adressen auf einmal (eine pro Zeile) für größere Gruppen oder ein öffentlicher Registrierungslink, wenn sich Interessierte selbst anmelden sollen.
Schritt 4: Zu- und Absagen im Blick behalten
Eine zentrale Gästeliste zeigt jederzeit, wer zugesagt, abgesagt oder noch nicht geantwortet hat – inklusive eventuell angegebener Begleitpersonen. Das erleichtert die Planung von Catering, Sitzplätzen oder Namensschildern erheblich.
Schritt 5: Networking vor Ort ermöglichen
Business Events leben häufig vom Austausch zwischen den Gästen. Ein digitales Teilnehmerverzeichnis, das nach Unternehmen gefiltert werden kann, hilft Teilnehmern, vor oder während des Events relevante Gesprächspartner zu identifizieren.
Wichtige Kontakte lassen sich anschließend speichern, sodass sie auch nach dem Event erhalten bleiben.
Schritt 6: Nachbereitung
Nach dem Event lohnt sich ein Blick auf die finale Teilnehmerzahl und die gespeicherten Kontakte der Gäste. Wichtige Informationen zum Event – etwa Dokumente oder Nachrichten – lassen sich über die Update-Funktion an alle eingeladenen Gäste kommunizieren.